Accumulatori seriali? Il seguito

Con il crescere delle capacità di memorizzazione e con la diffusione di Internet, abbiamo preso il vizio (ma forse è un vero bisogno) di memorizzare tutto. Forse solo perché per riempire un pendrive da 128GB ne servono di dati, fotografie, ecc.. Eppure, ci sono delle informazioni che è opportuno memorizzare e che, paradossalmente, potrebbero andare perse.

Intanto, è necessario capire quali siano le informazioni che un giorno potrebbero essere importanti e quali invece possono esse cancellate quasi immediatamente.

La gatta che riposa, ad esempio, non è un’informazione che dovrà essere trasmessa ai posteri.

Può invece essere utile conservare la fattura quietanzata dell’acquisto della libreria, così come la matrice dell’assegno compilato per il suo acquisto e la registrazione sull’estratto conto.

Ma conservare le informazioni richiede spazio, metodo e tempo.

Lo spazio può virtuale, elettronico. Personalmente, ho la fissazione di voler essere padrone e responsabile dei miei dati e, di conseguenza, organizzo il mio personale backup delle informazioni che ritengo importanti.

Ho due hard disk da 1000GB, uno che utilizzo per la conservazione dei dati non multimediali, l’altro per i file multimediali, che mensilmente copio su altri due hard da 1000GB.

Bene, così ho risolto il problema dello spazio, recuperandone molto fisico. Ad esempio, i manuali di istruzione degli elettrodomestici, sono ormai disponibili in formato elettronico (pdf). Quelli cartacei sono invece conservati solo per il periodo strettamente funzionale. Li cestino quando getto via lo strumento. Sono abbonato ad un quotidiano online e ne conservo la copia cartaceo (pdf).

Alcune informazioni, hanno un ciclo di vita più lungo, come gli estratti conto bancari (pdf), delle carte di credito (pdf), delle fatture delle utenze e dei relativi pagamenti (pdf). Se disponibili nel solo formato cartaceo, li scannerizzo e li memorizzo.

Altre informazioni, invece, hanno validità perenne, nel senso che anche i miei eredi potrebbero averne bisogno. Spero che questo avvenga il più tardi possibile, ovviamente. Però l’atto di acquisto di casa, la stipula del mutuo, la copia del certificato di laurea, la copia della DIA per la ristrutturazione della casa, e diverse altre informazioni, sono conservate in forma cartacea.

Il metodo. E qui nasce il problema del reperimento delle informazioni. Ho creato un database per poter reperire le informazioni che ritengo di dover, prima o poi, acquisire con il relativo percorso fisico di accesso, ma non l’unico. In questo modo, Ciascun documento viene classificato una sola volta ma può essere reperito secondo diversi criteri.

Ad esempio, esiste una sola copia dell’estratto conto bancario del giugno 1996, ma esso può essere acceduto seguendo il percorso: rapportiBancari/Bancaxx/EstrattiConto/1996/ oppure tramite: BeniDurevoli/Mobili/LibreriaLEMA/.

A questo punto il tempo. Nei miei corsi di informatica, ho sempre sostenuto, sin dal lontano 1981!, che il tempo impiegato (molto) per una corretta catalogazione delle informazioni è tutto tempo guadagnato al momento della ricerca. Solo che al momento in cui lo facciamo, queste ricerche non sono preventivabili, né nel numero né nella frequenza, nè nella complessità. L’immaginazione dovrà necessariamente venirci in soccorso.

Il vantaggio?

Nell’ultimo periodo, ho dovuto cercare:

• un atto di acquisto di un immobile costruito nel 1888;
• la delibera assembleare con la quale il condominio decide di destinare l’affitto dell’appartamento condominiale al fondo cassa condominiale;
• l’atto di provenienza di un terreno in provincia di Terni;
• i documenti di acquisto della libreria LEMA;
• la ricevuta del pagamento di una contravvenzione.

Ovviamente, per alcuni documenti mi sono dovuto rivolgere a soggetti esterni. Ed ho trovato grandi problemi…

Perché il la gestione documentale non è una scienza tenuta nel debito conto (organizzazione dell’archivio) …

Perché a volte, si ritiene di non dover più conservare determinati documenti (scarto d’archivio) …